LIBROS DE CONTABILIDAD

 Los libros de contabilidad son libros que la ley exige a las empresas para llevar la cuenta y razón de las operaciones comerciales realizadas o llevadas a cabo diariamente en sus empresas de negocios.

El Código de Comercio y el Ministerios de Hacienda y Crédito Publico están encargados de disponer los aspectos legales que deben cumplir estos libros de con contabilidad.

Los Libros deben y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, en forma individual o global no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos inscritos de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias o las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia.

CLASES DE LIBROS

De acuerdo con la ley, los libros de contabilidad obligatorios con: El Libro De Inventarios Y Balances, El Libro De Diario y El  Libro Mayor.

Existen también otros libros considerado como auxiliares que un comerciante puede necesitar, dependiendo del tipo de empresa e información que maneje, entro los más utilizados están: Auxiliar De Caja, Auxiliar De Bancos, Auxiliar De Clientes, Auxiliar De Proveedores, Auxiliar De Gastos, Auxiliar De Ventas O Comercio Al Por Mayor Y Menor, Auxiliar De Mercancías.

LIBROS PRINCIPALES

1.     Libro de Inventario y Balance:

“Al iniciar sus actividades comerciales, y por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”  (Art. 52 C. De Co.). Ellos deben registrares en el libro de Inventarios  después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, teniendo en cuenta de diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas:

1   cantidad:   de artículos inventariados

2. cuenta y detalle:   se registra el nombre de las cuentas  y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre y referencias de los artículos.

3. valor unitario: se registra el valor que corresponda al precio de cada artículo en la columna cantidad

4. valor parcial: se registra el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

5. valor total: se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo de activo, grupo de pasivo. 

En este libro refleja la ecuación patrimonial; por ello las cuentas se presentan por grupos así: primero las cuentas de Activo, luego las cuentas de Pasivo y por ultimo las cuentas de patrimonio.  Se debe recordar que si desconoce el patrimonio este se obtiene así:

PATRIMONIO= ACTIVO – PASIVO.

Hojas de Inventarios y Balances: en este libro se registra en primer lugar el inventario inicial o final, y luego de proceder a registrar el Balance General correspondiente.

El Balance General es el resumen del inventario, donde aparecen únicamente las cuentas principales y se aplica la ecuación fundamental o patrimonial:

ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO

2.      Libro Diario:

Es un libro principal, denominado Diario Columnario, donde se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante un mes.  Este libro puede ser de 12 o más columnas según el número de cuentas que maneje la empresa.

Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes de totalizan los registros débitos y créditos.

3. Libros Auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

Registro de las operaciones cronológicamente.

Detalle de la actividad realizada.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

Los libros  auxiliares son necesarios para:

• a. conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.

• b. establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.

• c. conocer los códigos o series cifradas que identifique las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y de otras.

• d. controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos iguales.

• e. conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases compresivas de la contabilidad.

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