LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad son libros que la ley exige a las
empresas para llevar la cuenta y razón de las operaciones comerciales
realizadas o llevadas a cabo diariamente en sus empresas de negocios.
El Código de Comercio y el Ministerios de Hacienda y Crédito Publico
están encargados de disponer los aspectos legales que deben cumplir estos
libros de con contabilidad.
Los Libros deben y diligenciarse en forma tal que se garantice su
autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina,
debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser
codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la
de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, en forma
individual o global no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada
cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los
diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de aportes de capital
y las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos
inscritos de dirección, administración y control del ente económico.
6. Cumplir las exigencias o las disposiciones de este código y demás
normas sobre la materia.
CLASES DE LIBROS
De acuerdo con la ley, los libros de contabilidad obligatorios con: El Libro De Inventarios Y Balances, El Libro De
Diario y El Libro Mayor.
Existen también otros libros considerado como auxiliares que un
comerciante puede necesitar, dependiendo del tipo de empresa e información que
maneje, entro los más utilizados están: Auxiliar De Caja, Auxiliar De Bancos, Auxiliar De
Clientes, Auxiliar De Proveedores, Auxiliar De Gastos, Auxiliar De Ventas O
Comercio Al Por Mayor Y Menor, Auxiliar De Mercancías.
LIBROS
1. Libro de Inventario y Balance:
“Al iniciar sus actividades comerciales, y por lo menos una vez al año,
todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan
conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio” (Art.
52 C. De Co.). Ellos deben registrares en el libro de Inventarios después
de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura,
teniendo en cuenta de diligenciar correctamente cada una de las siguientes
columnas:
1 cantidad: de
artículos inventariados
2. cuenta y detalle: se
registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el
inventario, o el nombre y referencias de los artículos.
3. valor unitario: se
registra el valor que corresponda al precio de cada artículo en la columna
cantidad
4. valor parcial: se
registra el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías,
corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.
5. valor total: se escribe el valor total correspondiente a
cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo de activo, grupo de
pasivo.
En este libro refleja la ecuación patrimonial; por ello las cuentas se
presentan por grupos así: primero las cuentas de Activo, luego las cuentas de
Pasivo y por ultimo las cuentas de patrimonio. Se debe recordar que si
desconoce el patrimonio este se obtiene así:
PATRIMONIO= ACTIVO – PASIVO.
Hojas de Inventarios y Balances: en este libro se registra en
primer lugar el inventario inicial o final, y luego de proceder a registrar el
Balance General correspondiente.
El Balance General es el resumen del
inventario, donde aparecen únicamente las cuentas principales y se aplica la
ecuación fundamental o patrimonial:
ACTIVOS =
PASIVO + PATRIMONIO
2. Libro
Diario:
Es un libro principal, denominado
Diario Columnario, donde se registran en orden cronológico todos los
comprobantes de diario elaborados por la empresa durante un mes. Este
libro puede ser de 12 o más columnas según el número de cuentas que maneje la
empresa.
Con el fin de obtener el movimiento
mensual de cada cuenta, al finalizar el mes de totalizan los registros débitos
y créditos.
3. Libros Auxiliares
Son los libros de contabilidad donde
se registran en forma analítica y detallada los valores e información
registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de
auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que
realizar.
En ellos se encuentra la información
que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:
Registro de las operaciones
cronológicamente.
Detalle de la actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de
cada subcuenta
Tipos de libros auxiliares
Cuentas de control: En estos libros
se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para
evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros
individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la
información presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores
correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas
utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada
la información solicitada por la administración de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con
el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas
por cobrar.
También existen otros libros que tienen el resto de la información
financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro
fiscal, el registro de facturación etc.
Los libros auxiliares son
necesarios para:
• a. conocer las transacciones
individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma
global.
• b. establecer los activos y las
obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento,
cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus
operaciones.
• c. conocer los códigos o series
cifradas que identifique las cuentas, así como los códigos o símbolos
utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones,
modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y de otras.
• d. controlar el movimiento de las
mercancías, sea por unidades o por grupos iguales.
• e. conciliar los estados
financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases compresivas de la
contabilidad.
URL del artículo: http://190.60.207.187:9888/eva2/pluginfile.php/268807/mod_resource/content/1/LIBROS%20DE%20CONTABILIDAD%20SEGUN%20C.T.Cpdf
De acuerdo al Oficio 115 - 031201 Superintendencia de Sociedades 18 de Mayo de 2012 ¿Deben registrarse los libros en otra entidad que no sea la Cámara de Comercio?, ¿Pueden seguirse utilizando las hojas en blanco con la numeración que traían?
ResponderEliminarDe acuerdo al Oficio 115 - 031201:
EliminarLos comerciantes no están obligados a registrar los libros de contabilidad en la cámara de comercio, ni en ninguna otra entidad, dado que la modificación que realizo el Decreto Anti-trámites de 19 de enero de 2012 al Artículo 28 del Código de Comercio, busca suprimir los tramites, así como la racionalización y simplificación de los trámites administrativos, con el fin de facilitar las actividades de las personas naturales y jurídicas.
Cabe resaltar que los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asambleas y juntas de socios, si se deben seguir registrando en la cámara de comercio.
En cuanto a que si se pueden seguirse utilizando las hojas en blanco con la numeración que traían, el Oficio 115 – 031201 dejo a opción de las cabezas administradoras de los entes económicos, la decisión de seguir imprimiendo los asientos contables en hojas con una numeración consecutiva, o llevar la contabilidad en un archivo electrónico, de la cual se debe dejar constancia de la continuidad de la medida adoptada.
http://librosdecontabilidadporestefanni.blogspot.com.co/2015/08/librosde-contabilidad-de-acuerdo-al.html#comment-form
Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentación alguna como se explicó anteriormente.
ResponderEliminarConviene precisar en primer término, que las consultas que se presentan a esta Entidad
ResponderEliminarse resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades
conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las
sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995, y se
circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para
lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y
emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.
Con motivo de la expedición del citado decreto ley, esta Entidad a través de la Circular
Externa 100-000001 del 6 de marzo de 2012, efectuó una serie de aclaraciones donde
se tratan aspectos relacionados con el tema objeto de consulta.
En tal sentido y frente al primer interrogante, precisó que: “ Al suprimir la exigencia para
los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedición del mencionado
decreto, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro
mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentación alguna como se explicó
anteriormente” .
Es claro entonces que los libros de contabilidad no requieren del registro en ninguna
entidad, dado que el objetivo de la ley fue la supresión o reforma de los trámites, así
como la racionalización y simplificación de trámites administrativos con el fin de facilitar
la actividad de las personas naturales y jurídicas, medida en la cual y como ya se indicó,
la eliminación de la referida formalidad no requiere de disposición adicional vía
reglamentación.
Artículo 28 Código de Comercio, modificado por art. 175 Decreto 019 de 2012 (le modifica solo el numeral 7)
ResponderEliminarARTÍCULO 28. . Deberán inscribirse en el registro mercantil:
1)..,2)…,3)…,4)…5)…,6)…
7) Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asambleas y juntas de socios
.art 56 del Código de Comercio, modificado con art. 173 Decreto 019 de 2012 (le adicionó un inciso segundo)
“Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.“
Art. 57 Código de Comercio, modificado con art. 174 Decreto 019 de 2012 (le modifica el numeral 5)
ARTÍCULO 57. . En los libros de comercio se prohíbe:
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;
2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos”
Los libros en papel sí pueden seguir existiendo
Como puede verse con los textos comparativos anteriores, las Cámaras de Comercio apegándose a lo que ahora dice el numeral 7 del artículo 28, ya no se sienten obligadas a recibirle a los comerciantes las hojas en papel para registrar sus libros de contabilidad. Solo les quieren recibir hojas para libros de actas o de registro de socios y accionistas.
Esta detallado su comentario, es interesante saber de los códigos de comercio.
Eliminarsi, es muy importante conocer las actualizaciones de los artículos de código de comercio.ya que, son las herramientas mercantiles.
Eliminarlos libros de contabilidad no requieren del registro en ninguna
ResponderEliminarentidad, dado que el objetivo de la ley fue la supresión o reforma de los trámites, así
como la racionalización y simplificación de trámites administrativos con el fin de facilitar
la actividad de las personas naturales y jurídicas, medida en la cual y como ya se indicó,
la eliminación de la referida formalidad no requiere de disposición adicional vía
reglamentación.
En cuanto al segundo planteamiento, la circular externa en mención también se ocupó
de este y otros asuntos similares, y dejó en cabeza de la administración del ente
económico la decisión de seguir imprimiendo los registros contables en hojas con una
numeración consecutiva, o en su defecto, llevar la contabilidad en archivo electrónico,
determinación de la cual debe dejarse constancia que garantice la continuidad de la
medida adoptada.